零售業轉型｜Kodak Alaris、FUJIFILM BI Hong Kong 與 ACW Distribution 助澳門來來超市實現財務自動化 單據處理時間減半
面對營運成本上升及消費習慣轉變，在澳門設有 40 間分店的來來超級市場，一直積極推行數碼轉型。為推動財務部單據處理自動化，來來超市透過與 FUJIFILM BI Hong Kong 共同規劃，引入 Kodak Alaris 的 Info Input Solution。過程中 FUJIFILM BI Hong Kong 負責方案實施，持續支援客戶的營運需要，並由總代理 ACW Distribution (ACW) 提供部署及售後支援，成功將每張單據處理時間縮短約 50%。來來超市資訊科技部主管 Alan Wong 對是次合作感到滿意，認為 FUJIFILM BI Hong Kong 是值得信賴的方案顧問，亦樂意推薦 Kodak Alaris 的產品：「對於需要處理大量文件同單據嘅企業，我會建議考慮呢套 Solution。」
逐項核對耗時費神 自行研發遇準確度挑戰
來來超市紮根澳門近 30 年，作為本地大型零售企業，每天均需處理大量採購及營運單據。對此，單據及文件處理效率無疑是營運管理的重要一環。Alan 解釋，超市以往的流程都是重覆性工序：先由供應商送貨時提供發票，待門店完成收貨後，將單據交回總部；其後，財務部同事需要在 Enterprise Resource Planning （簡稱 ERP）系統，逐項核對貨品種類、數量及金額，遇到差異時，更需向門店或採購同事查詢，每張單據的處理時間約 5 至 8 分鐘，Alan 承認：「呢個動作的確好花精神同時間。」
公司曾嘗試自行研發，也研究過利用開源工具改善流程，但經過約三個月的測試後，發現辨識效果未如理想，錯誤率甚至比人工核對更高，對於尤其重視準確度的財務工作，若系統帶來更多錯誤，便難以真正減輕同事的負擔，「加上開發嘅時間同後續維護成本都好高，所以我哋決定，專業嘅嘢都係交返畀專業嘅去處理」。
因此，來來超市決定保留自己熟悉的 ERP 開發及流程調整工作，將前端掃描、Intelligent Document Processing（簡稱 IDP）辨識，以及把辨識結果整理成 ERP 可用資料格式的部分，交由專業團隊處理。
Kodak Alaris Info Input Solution 及掃描技術 與 ERP 系統無縫交接
來來超市與 FUJIFILM BI Hong Kong 合作十多年，由早期的打印設備服務，逐步延伸至數碼解決方案、網絡安全服務，這次方案是在 FUJIFILM BI Hong Kong 的引薦下採用了 Kodak Alaris 的 Info Input Solution。事實上，來來超市一直有使用 Kodak Alaris 的掃描設備，Alan 坦言對 Kodak Alaris 產品有信心，亦期望能進一步利用該掃描設備，遂接納結合 Kodak Alaris 掃描、IDP 辨識及來來超市既有的 ERP 系統的方案。
新方案推行約半年，紙本單據經掃描及資料擷取後，系統會自動整理及輸出至 ERP 系統作進一步核對和處理；符合條件的單據可直接完成流程，只有當數量、金額或其他資料出現差異時，才需由同事介入覆核。換言之，同事毋須再逐張單據與電腦畫面反覆比對，只需專注處理系統標示的異常個案。Alan 表示，以已導入方案的供應商為例，試行近半年來，每月約 3,000 張單據中，接近七成可實現全自動處理；每張單據的處理時間亦縮短至約 4 分鐘，較以往減少最多五成，相當於每個月節省多達 200 小時的工作時數，大幅提升財務部的工作效率。
Alan 強調，引入自動化的初衷，是讓同事把時間用於更有價值的工作，而不是取代人手，他認為當機械化工作由系統協助完成，人員便能集中處理需要溝通、判斷及承擔責任的事情。
FUJIFILM BI Hong Kong 深入現場 從實際工作出發優化流程
是次方案非常切合來來超市的需要，Alan 認為關鍵不單單只是技術，而是合作團隊深入了解實際使用者的工作方式。他憶述，FUJIFILM BI Hong Kong 的團隊在計劃開展初期曾深入了解來來超市的需要，除了跟管理層商討財務部面對的痛點、了解急切需要解決的問題之外，更派人到場實地觀察財務同事如何處理單據，面對面跟前線同事討論他們的實際需要，進一步了解遇到不同問題時的處理方法，以此為據仔細分析最合適的方案，再向客戶提出建議。
這種「落地」的觀察，甚至促成流程上的調整，來來超市原先考慮將單據累積至月底才一次過掃描處理，經討論後，改為每 3 至 4 日便進行一次掃描及核對，以減輕月底集中處理的壓力，也讓財務同事能及早確認差異。Alan 滿意道：「原來喺第三者角度睇成件事，可能會比我自己喺公司內部睇得更全面。」
除了推動財務流程自動化，來來超市於約 5 年前，亦經 FUJIFILM BI Hong Kong 推薦引入結合 AI 技術的端點防護方案（Endpoint Protection）。Alan 表示方案安裝後毋須繁複設定，日常管理亦相對簡便，有助減輕維護負擔。
與 FUJIFILM BI Hong Kong 合作多年，Alan 對其所提供的服務、建議及支援均有信心，他們不只是提供一套現成產品，而是促使方案能成功「落地」，大幅提升工作效率。未來，來來超市亦計劃繼續與 FUJIFILM BI Hong Kong 探討 AI 應用，尤其是協助整理資料及製作報告，減少同事處理 Excel 和重複整理資料的時間。
ACW 即日回應 快速支援獲肯定
在部署及後續支援方面，來來超市對 Kodak Alaris 總代理 ACW 的表現給予正面評價，尤其團隊回應速度，更是超出預期，Alan 稱讚：「本來無預期反饋問題後會得到即日回覆，但佢哋就即日回覆，其他 Vendor 都未試過咁快。」當掃描結果出現問題時，ACW 團隊會協助檢查，釐清問題可能來自文件類別、程式或其他環節，部分個案在早上提出後，下午已獲協助解決。
由單據處理自動化開始，來來超市的數碼轉型，始終以實際營運需要為出發點。是次結合 FUJIFILM BI Hong Kong 的流程規劃、Kodak Alaris 的專業技術及 ACW 的部署與售後支援，不但帶來可量化的效率提升，也讓財務同事騰出時間，專注於更需要溝通與判斷的工作。來來超市期望，將成功經驗延伸至更多場景，如探索 AI 輔助製作報告等應用，持續釋放數碼轉型的效益，為日常營運創造更大價值。
